Szkolenie zamknięte Kategoria: Biznes

Archiwum, kancelaria i sekretariat w jednostkach oświatowych

Kategoria: Biznes

Szkolenie skierowane jest do pracowników administracyjnych jednostek oświatowych chcących zapoznać się szczegółowo z zasadami organizacji i funkcjonowania archiwum, kancelarii i sekretariatu Integralną częścią szkolenia są ćwiczenia i warsztaty.

 

Program szkolenia

I. PODSTAWY PRAWNE POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
1) najważniejsze akty prawa archiwalnego
- trzy kategorie źródeł
2) konstrukcje według ustawy
- podział całości dokumentacji na materiały archiwalne kat. A
- dokumentacja niearchiwalna kat. B
- podział narodowego zasobu archiwalnego państwowy-niepaństwowy ewidencjonowany-nieewidencjonowany
3) obowiązki aktotwórcy, takiego jak szkoły i inne jednostki oświatowe
- utworzenie archiwum (składnicy akt)
- zapewnienie należytych warunków gromadzenia, udostępniania, konserwacji, brakowania
4) państwowa sieć archiwum
- archiwa państwowe archiwa wyodrębnione archiwa zakładowe państwowe biblioteki i muzea (Sejm, Senat, IPN)
5) ”archiwum zakładowe” i ”składnica akt” – pojęcia i konstrukcja różnic
6) formy ochrony prawnej dokumentacji wg: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, ustawy o ochronie informacji niejawnych i ustawy o ochronie danych osobowych
7) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – procedura
- powołanie komisji
- ocena przydatności, tj. praktycznego znaczenia
- sporządzenie spisów do brakowania
- sporządzenie wniosku do archiwum państwowego o wyrażenie zgody na zniszczenie
- fizyczne zniszczenie
8) przekazywanie akt do archiwum państwowego, po okresie przechowywania u aktotwórcy:
- forma
- ewidencja
- rys historyczny
9) postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej w razie ustania działalności szkoły lub innej jednostki oświatowej
- sukcesja prosta i złożona

II. CEL I ZADANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)
współcześnie dwie płaszczyzny
- gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
1) planowanie i sprawozdawczość w archiwum
- coroczne sprawozdanie z wykonania rocznego planu
2) personel
- wykształcenie, umiejętności i predyspozycje osobiste
3) lokal i wyposażenie archiwum
- konieczne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność i naświetlenie
- topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
4) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych

- zasada, plan, forma

III. KANCELARIA I SEKRETARIAT - ORGANIZACJA PRACY
1. Podstawowe pojęcia kancelaryjno-archiwalne
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji ; podział i techniki zapisu
3. Systemy kancelaryjne
- elektroniczny system obiegu dokumentów
- mieszany
- dziennikowy bezdziennikowy w wersji rejestrowej bezdziennikowy w wersji bezrejestrowej
4. Instrukcja kancelaryjna – najważniejszy normatyw
- obieg akt, systemy kancelaryjne, formy załatwiania spraw, odbiór i wysyłka pism
5. Czynności kancelaryjne
- ewidencjonowaniem, rejestrowaniem, udzielanie informacji
6. Przyjmowanie, otwieranie przesyłek i wysyłanie
7. Typowy obieg dokumentacji odbywający się w 3. systemach
8. Jednolity rzeczowy wykaz akt – sposób rozbudowania
9. Znak sprawy i spis spraw
10. Fazy załatwiania spraw i punkty zatrzymania
- przyjmowanie, opracowywanie, wysyłanie
- kancelaria, kierownik, referent
11. Kancelaryjna postać pisma
- blankiet korespondencyjny
12. Rodzaje i formy podpisów
- uprawnienia
13. Załatwianie spraw zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego
- formy, terminy

IV. ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTACJI
1. Rodzaje dokumentacji i terminologia ich archiwizowania
2. Kolejność czynności archiwizacyjnych
- fizyczne wydzielenie z całego zasobu tzw. ”zespołów”
- podziału zespołu na komórki organizacyjne
- podział na kategorie archiwalne
- dokonanie kwalifikacji archiwalnej wg rzeczowego wykazu akt
- wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej na: aktualną i nieaktualną
3. Zadania warsztatowe
4. Test wiedzy

 

Informacja o prelegencie

Szkolenie poprowadzi prawnik z uprawnieniami archiwalnymi I i II stopnia, od 25 lat pracownik Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego (na stanowiskach: starsza księgowa, specjalista ds. kancelarii, kierownik kadr, od 10 lat kierownik oddziału do spraw archiwum). Konsultant dla podmiotów gospodarczych w sprawach założenia i prowadzenia archiwów prywatnych. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Prowadzi szkolenia w nowoczesny sposób, teoria to prezentacja multimedialna a praktyka to około 20 zadań warsztatowych. Materiały to konspekt własnego autorstwa, uzupełnione o aktualne akty prawne i pogłębiony komentarz.

 

Czas trwania: Szkolenie jednodniowe – 8 godzin dydaktycznych

Forma szkolenia: Wykład, warsztaty, ćwiczenia

Kwalifikacje po ukończeniu szkolenia: Certyfikat ukończenia szkolenia

KONTAKT