Szkolenie skierowane jest do pracowników administracji publicznej, chcących zapoznać się szczegółowo z zasadami Nowej Instrukcji Kancelaryjnej oraz z nowymi zasadami archiwizacji dokumentacji.
Program szkolenia.
I.PODSTAWOWE PRZEPISY PRAWNE DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ W PODMIOCIE.
1. „Konstytucja archiwalna” ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698).
2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją ,zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U .z 2002 r. Nr 167, poz. 1375).
3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 20 stycznia 2011 r (Dz. U. Nr 14, poz. 67).
4. Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy Dz. U.2012.250 wydane na podstawie art. 66a § 4 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.) .
II. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI.
1. Dokument –„dowód pierwszorzędny”, pojęcie, rodzaje.
2. Dokument elektroniczny.
3. Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie.
4. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
5. Metryka sprawy.
6. Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu i postępowanie z nimi w systemie tradycyjnym i EZD.
III. INSTRUKCJA KANCELARYJNA.
1. Zakres podmiotowy.
2. Zakres przedmiotowy.
3. Słowniczek pojęć i ważne terminy.
4. Zarządzenie wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt.
5. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw.
6. Koordynator czynności kancelaryjnych-zadania w systemie tradycyjnym i EZD.
7. Interoperacyjność znaku sprawy.
8. Akta sprawy w systemie tradycyjnymi EZD.
7. Metryka sprawy w systemie tradycyjnym i systemie EZD.
IV. METRYKA SPRAWY-CEL PROWADZENIA.
1. Metryka sprawy, a akta sprawy.
2. Metryka sprawy , a instrukcja kancelaryjna.
3. Metryki spraw prowadzonych elektronicznie.
4. Metryki spraw prowadzonych tradycyjnie.
V. CZYNNOŚCI KANCELARYJNE W SYSTEMIE EZD.
1. Punkt kancelaryjny-zadania.
2. Kierownik podmiotu.
3. Prowadzący sprawę-zadania.
VI.WSPÓŁDZIAŁANIE ROZPOWSZECHNIANIE I UDOSTĘPNIANIE PISM WEWNĄTRZ PODMIOTU.
VII.WARSZTATY - ok.30 zadań polegających min. na:
1) nadawaniu symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej z rzeczowego wykazu akt;
2) zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw;
3) prowadzeniu metryki sprawy;
4) zakładaniu teczek aktowych;
5) zakładaniu podteczek;
6) nadawaniu znaku sprawy z teczki aktowej;
7) nadawaniu znaku sprawy z podteczki;
8) opisaniu teczki i podteczki;
9) porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego;
10) porządkowniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy płac itp.;
11) paginacja teczki aktowej kat „A”i kat wyższej niż B10;
12) sporządzaniu spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla kat „A” i kat” B” w układzie rzeczowym i chronologicznym;
13) uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich spisu zdawczo-odbiorczego;
14) sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego informatycznych nośników danych;
15) wypełnieniu karty wypożyczeń ze składu chronologicznego;
16) wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia z archiwum zakładowego;
17) wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt.
Informacja o prelegencie.
Szkolenie poprowadzi ekspert firmy Adept z wieloletnim doświadczeniem z zakresu: Nowa Instrukcja Kancelaryjna.
Czas trwania: Szkolenie jednodniowe – 7 godzin dydaktycznych.
Forma szkolenia: Wykład, dyskusja, ćwiczenia, warsztaty i case study.
Kwalifikacje po ukończeniu szkolenia: Certyfikat ukończenia szkolenia.
